Toda a produção científica da autoria da comunidade académica da instituição, nomeadamente:

• Artigos científicos;
• Comunicações e posters;
• Dissertações de mestrado;
• Teses de doutoramento;
• Livros e capítulos de livros;
• Trabalhos e relatórios (no caso dos trabalhos e relatórios da autoria de discentes, apenas podem ser integrados após autorização das respetivas Direções do ISCSEM ou da ESSEM).

No que se refere a documentos publicados em revistas ou livros, podemos distinguir as seguintes versões:

• Preprint: trata-se da primeira versão de um artigo, antes de ser sujeita a revisão pelos pares (peer-review).
• Versão aceite para publicação: versão que foi sujeita a peer-review e que contêm todas as alterações introduzidas nessa revisão; corresponde à versão que será posteriormente publicada no que respeita aos conteúdos, mas ainda sem a formatação própria da revista.
• Versão final do editor: versão final formatada segundo os padrões da editora.

No que respeita ao depósito no repositório, as versões aceites para publicação ou do editor devem ser privilegiadas relativamente à versão preprint sempre que as políticas de copyright do editor o permitam. Para mais informação sobre questões de direito de autor, por favor veja o tópico seguinte.

No contexto da produção científica, os direitos sobre uma obra pertencem ao criador intelectual / autor da mesma.

No entanto, os direitos patrimoniais podem ser cedidos a terceiros para efeitos de publicação, nomeadamente a editores, variando, nestes casos, as políticas de copyright praticadas pelos mesmos.

Actualmente, grande parte dos editores de publicações científicas permite o depósito de documentos em repositórios institucionais, variando apenas a versão do documento que é permitido depositar.

A transferência dos direitos de autor a terceiros é efetuada normalmente no momento em que o documento é aceite para publicação e em que o(s) autor(es) são convidados a assinar o acordo de transferência de direitos.

Antes de publicar e no momento de assinar este acordo, recomenda-se que:

• O autor leia com atenção as obrigações legais explícitas para perceber com clareza quais os seus direitos;
• Verifique se é permitido o depósito em repositórios institucionais e/ ou noutros meios;
• Verifique se as permissões de depósito em repositórios institucionais apresentam restrições relativamente à versão do documento a depositar;
• Conserve de forma permanente as versões pessoais do ficheiro submetido e aceite para publicação, pois a maioria dos editores/revistas permitem o auto arquivo da versão preprint e da versão aceite para publicação em repositórios institucionais;
• Guarde uma cópia dos acordos de copyright que assinou com os editores/revistas;
• Se considerar que o acordo é muito restritivo, pode tentar negociar alterações ao acordo inicialmente proposto pelo editor.

Existem várias formas de obter informação sobre as políticas de copyright praticadas por determinado editor/revista:

• Verificar se é permitido o depósito em repositórios institucionais no acordo de copyright assinado com o editor;
• Verificar a política de copyright do editor no website oficial da publicação;
• Solicitar ao editor uma cópia do acordo que assinou anteriormente e/ou autorização para depósito do documento no repositório institucional;
• Finalmente, poderá verificar na plataforma Sherpa/RoMEO através da pesquisa por nome do editor, revista ou ISSN se é autorizado o depósito e qual a versão autorizada; de ressalvar que esta plataforma abrange maioritariamente revistas científicas, o que significa que será mais difícil obter informação sobre outras tipologias de documentos.

No que respeita ao depósito legal de dissertações, o artigo 50º do decreto-lei n.º 115/2013 de 07-08-2013 (Diário da República n.º 151, Série I), determina que as mesmas ficam sujeitas ao depósito obrigatório de uma cópia digital num repositório integrante do RCAAP, sendo esta obrigação de depósito da responsabilidade de cada estabelecimento de ensino superior no prazo de 60 dias a contar da data de concessão do grau.

O depósito destes documentos no Repositório é da responsabilidade da Biblioteca, depois de submetidos pelo Secretariado de Mestrados e Pós-Graduações ou pelo Secretariado de Docentes, obrigatoriamente acompanhados da Declaração para Depósito de Dissertações e Teses no Repositório.

De ressalvar que esta declaração prevê a limitação de acesso ao texto integral desde que o autor justifique o motivo que o leva a restringir o acesso. Nos casos de aplicação de períodos de embargo, é obrigatória a assinatura do orientador.

Neste contexto, cabe:

• Aos autores: entregar o documento em formato PDF (Portable Document Format) e a Declaração para Depósito de Dissertações e Teses no Repositório, no Secretariado de Mestrados e Pós-Graduações (caso seja da autoria de discentes) ou no Secretariado de Docentes (caso seja da autoria de um membro do corpo docente);
• Aos serviços de Secretariado: assegurar que os autores entregam cópia digital do seu trabalho em CD-ROM, acompanhada da Declaração para Depósito de Dissertações e Teses no Repositório devidamente preenchida e assinada; assegurar a entrega da cópia digital do trabalho e da declaração anteriormente mencionada no prazo de 45 dias após a concessão do grau (no caso de ter sido atribuído pela Egas Moniz);
• À Biblioteca: depositar os trabalhos entregues pelos serviços de Secretariado e introduzir os respetivos metadados no Repositório no prazo de 60 dias após a concessão do grau.

Para tal deve:

1. Ser o autor / co-autor de um trabalho original e deter os direitos para efetuar o depósito;
2. Verificar a política de copyright do editor / revista (caso se trate de um documento anteriormente publicado ou em processo de publicação);
3. Entregar o documento na Biblioteca para que esta proceda à introdução no Repositório Egas Moniz,
4. Preencher e assinar o impresso IMP.EM.GB.24 - Declaração para Depósito de Documentos no Repositório (disponível no Balcão de Atendimento da Biblioteca).
5. Definir qual o nível de acesso a aplicar ao documento tendo em conta as especificações do acordo de transferência de copyright assinado previamente.

Requisitos de entrega dos documentos:

• O formato preferencial deve ser o PDF (Portable Document Format);
• Caso o documento seja constituído por vários ficheiros separados (por exemplo, capa, anexos, ou outros) deve ser convertido num único ficheiro sempre que possível;
• O documento não deve exceder a capacidade máxima de 700MB (o equivalente à capacidade de um CD-ROM).
• Exceção: as dissertações e teses devem ser enviadas pelo Secretariado de Mestrados e Pós-Graduações (se forem da autoria de discentes) ou pelo Secretariado de Docentes (se forem da autoria de docentes).

Para obter informação mais detalhada, pode consultar o Guia de Depósito de Documentos no Repositório disponível no Balcão de Atendimento da Biblioteca.

A definição do nível de acesso ao documento depositado deve respeitar a política de copyright estabelecida pelo Editor:

• Acesso livre: acesso ao texto integral do documento depositado;
• Embargo: acesso restrito por um período determinado (6 meses, 1, 2 ou 3 anos), após o qual ficará disponível em texto integral;
• Acesso restrito: sem permissões de acesso por período indeterminado.

Independentemente das limitações aplicadas, é recomendável (e, nos casos da investigação financiada, obrigatória) a submissão do ficheiro digital para a Biblioteca imediatamente após a publicação (exceto no que se refere aos documentos publicados anteriormente), ou, no caso das dissertações e teses, no prazo de 45 dias após a data da concessão do grau académico para que a mesma possa proceder ao tratamento técnico até aos 60 dias previstos por lei.